واحد دبیرخانه |
رسالت واحد: دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده وصادره را درداخل وخارج مركز را تقبل مي نمايد.
پیغام مسئول واحد: ارتقا كيفيت ارائه خدمت، افزايش رضايتمندي پرسنل و ساير ارباب رجوع و مدير مافوق هدف كليه پرسنل واحد دبيرخانه مي باشد .
اهم فعاليتهاي قابل ارائه در این واحد: ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها
پرسنل تحت پوشش: - متصدي امور دفتري: مريم جعفري، اسماعيل عباسي - نامه رسان: ابراهيم قرباني، محمد قناد معتمدي - بايگان: غلامعلي دباغ - تايپيست: مرضيه محمدي، الهام نظري
فعالیت های آموزشی جهت دانشجویان سایر رشته ها: آموزش امور دبيرخانه به دانشجويان مديريت
فرايندهاي واحد دبيرخانه: 1) ثباتي: دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريتهاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس 2) نامه رساني: كه به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود: توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات) تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و ... ارسال (پست) صورتحسابهاي طرف قرارداد مركز، ارسال نتايج مشمولين كمسيون پزشكي نظام وظيفه ارسال و توزيع نامه هاي دفتر گروهاي مستقر در مركز، مراجع به بانكها و ديگر سازمانهاي دولتي مانند اداره دارائي، اداره بيمه، دادگستري و استانداري و ... جهت پيگيري امورات محوله، رابطه بين مكاتبات همه گروههاي آموزشي موجود در اين مركز با دانشكده پزشكي و ارتباطات با بيش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مركز 3) امور تايپ: تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و... 4) بايگاني: جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق
شرح وظايف: - نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامههای وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه - تفكيك و توزيع نامه ها - گرفتن فاكس و فاكس نامه ها - تايپ نامه ها و يادداشتهاي اداري از روي پيش نويسهاي خطي - تايپ بخشنامه ها و يادداشتها - تايپ احكام پرسنلي
|
||||||||||||||
آخرین بروز رسانی در شنبه, 16 دی 1391 ساعت 13:21 |