واحد دبیرخانه

 

نام و نام خانوادگی:

مجتبي خيرالهي

kheyrollahi 

سمت:

مسئول دبيرخانه

تحصيلات:

سيكل

تلفن:

شماره مستقیم:

2015-2016

7923029

پست الکترونیک:

مسير دستيابی دفتر:

طبقه ورودي 2- طبقه همكف

 

رسالت واحد:

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده وصادره را درداخل وخارج مركز را تقبل مي نمايد.  

 

پیغام مسئول واحد:

ارتقا كيفيت ارائه خدمت، افزايش رضايتمندي پرسنل و ساير ارباب رجوع و مدير مافوق هدف كليه پرسنل واحد دبيرخانه مي باشد .

 

اهم فعاليتهاي قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها

 

پرسنل تحت پوشش:  

-  متصدي امور دفتري: مريم جعفري، اسماعيل عباسي

-  نامه رسان: ابراهيم قرباني، محمد قناد معتمدي

-   بايگان: غلامعلي دباغ

-   تايپيست: مرضيه محمدي، الهام نظري

 

فعالیت های آموزشی جهت دانشجویان سایر رشته ها:

آموزش امور دبيرخانه به دانشجويان مديريت

 

فرايندهاي واحد دبيرخانه:

1) ثباتي:

دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريتهاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس

2) نامه رساني: كه به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود:

توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات)

تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و ... ارسال

(پست) صورتحسابهاي طرف قرارداد مركز، ارسال نتايج مشمولين كمسيون پزشكي نظام وظيفه ارسال و توزيع نامه هاي دفتر گروهاي مستقر در مركز، مراجع به بانكها و ديگر سازمانهاي دولتي مانند اداره دارائي، اداره بيمه، دادگستري و استانداري و ... جهت پيگيري امورات محوله، رابطه بين مكاتبات همه گروههاي آموزشي موجود در اين مركز با دانشكده پزشكي و ارتباطات با بيش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مركز

3) امور تايپ:

تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و...

4) بايگاني:

جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق

 

شرح وظايف:

- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه 

- تفكيك و توزيع نامه ها 

- گرفتن فاكس و فاكس نامه ها   

- تايپ نامه ها و يادداشتهاي اداري از روي پيش نويسهاي خطي

- تايپ بخشنامه ها و يادداشتها

- تايپ احكام پرسنلي
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی كه طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم كار بین كارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر كلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش كار دبیرخانه
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریكه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
ذكر اين نكته ضروري است كه در دبيرخانه علاوه بر نامه ها، نشريات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارك زير نيز ثبت و شماره مي شوند.



برنامه ها و اهداف عملیاتی واحد در سال 90:
با عنایت به سیاست گذاری مركز در خصوص اجرایی نمودن سیستم اتوماسیون اداری و بایگانی
متمرکز مراسلات اداری موارد ذیل در دست اقدام است:
- ارائه آموزشهای لازم سیستم دبیرخانه بایگانی و تحویل مجوزهای صادره به واحد دبیرخانه و پیگیری امورات جاری و نظارت مستمر بر حسن اجرای کار روزانه.
- تجهیزامکانات سخت افزار و نرم افزار مورد لزوم برای اجرائی شدن کامل سیستم اتوماسیون اداری.
- واگذاری خدمات نامه رسان به بخش خصوصی ونظارت کافی بر سرعت ودقت درارسال مراسلات
- بایگانی نامه های وارده باعنایت به آموزشهای لازم بایگانی پس ازاسکن درسیستم اتوماسیون اداری
- پاسخگویی و راهنمایی ارباب رجوع برابر شماره نامه سازمانه، نهادها و ادارات تابعه

 

آخرین بروز رسانی در شنبه, 16 دی 1391 ساعت 13:21